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市测院发〔2020〕5号
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实验室及仪器设备档案管理细则
一、总则
1.为了搞好实验室和仪器设备档案管理工作，根据公司档案管理有关规定和要求，结合实验室及仪器设备档案材料的特点，特制定本管理细则。
2.实验室及仪器设备档案是进行实验室建设、管理和使用维护仪器设备重要资料和条件之一，各实验室应高度重视实验室及仪器设备的档案工作，积极、认真、完整地收集和积累有关档案资料。
3.为了确保档案资料的系统、完整和准确，档案工作应与实验室规划、建设、实验教学、仪器设备计划编制、采购供应和使用管理工作紧密结合，各教研室应将这项工作纳入年度工作计划和有关人员的职责范围，在布置、检查、总结、验收各项业务工作时，同时布置、检查、总结、验收档案工作。做到每项重要工作都有完整、系统、准确的文件材料归档保存。
二、实验室及仪器设备档案归档范围
1.凡是能反映实验室工作和仪器设备管理工作。并对日后工作具有查考、利用价值的各种文件、材料、图表、工作计划、总结、会议记录等文件材料及其它各种载体形式（包括照片、光盘、磁盘、录像等）的记录材料，均属归档范围。具体可分为两类：
（1）实验室建设与管理类：主要包括实验室管理部门和各教研室在实验室建设（包括条件建设和队伍建设）、实验教学、实验室综合管理工作过程中所形成的文件材料、文字材料和声像材料等。
（2）仪器设备类：主要包括各实验室在设备购置和管理工作中形成的文件材料与各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备（价值在5万元以上）的全套随机技术文件及在采购、接收、使用、维修和改造工作中所产生的文件材料。
2.实验室及仪器设备档案内容见下列表格
表1学科与实验室建设
序号
| 类目名称
| 保管期限
|
1
| 上级有关学科、专业设置及实验室建设方面的文件材料
| 长期
|
2
| 各学科、专业实验室论证、评估、申报、审批、检查、材料
| 永久
|
3
| 各学科、专业、实验室建设发展规划、计划、总结、简报
| 永久
|
4
| 学科、专业、实验室建设统计报表
| 永久
|
5
| 集团和系部有关实验室管理的规章制度及其它材料
| 长期
|
表2课堂教学与教学实践
序号
| 类目名称
| 保管期限
|
1
| 各专业教学计划、大纲
| 永久
|
2
| 实验教学大纲、实验指导书、实验教学教案
| 长期
|
3
| 实验报告、实验成绩记录
| 3年
|
4
| 教学实习、生产实习大纲、实习指导书、教案
| 长期
|
5
| 各类实习计划、总结、有代表性的实习报告
| 长期
|
表3综合
序号
| 类目名称
| 保管期限
|
1
| 上级有关仪器、设备、耗材方面的文件材料
| 长期
|
2
| 集团仪器、设备、耗材管理工作规定、办法
| 长期
|
3
| 系部（实验室）设备工作计划、总结、统计报表
| 长期
|
4
| 系部（实验室）仪器、设备购置计划、报告及经费分配方案
| 长期
|
5
| 系部（实验室）仪器、设备订货、供应、分配、调拨、报废等方面的综合性登记表、移交清册
| 长期
|
6
| 每年度耗材清单、领料单
| 长期
|
表4仪器设备管理
序号
| 类目名称
| 保管期限
|
1
| 申购报告、计划、论证报告（论证会文件、记录）
| 长期
|
2
| 上级或主管领导批复和准购批示
| 长期
|
3
| 定购合同，会谈纪要、记录
| 长期
|
4
| 进口设备过程中有关商务文件
| 长期
|
5
| 开箱记录及装箱单
| 长期
|
6
| 安装、调试记录和双方签字移交文件、保修单
| 长期
|
7
| 验收报告及其它验收材料
| 长期
|
8
| 索赔来往函件及结果文件
| 长期
|
9
| 设备说明书及全套随机文件
| 与设备共存
|
10
| 使用、检修、故障、事故记录、设备使用登记本
| 与设备共存
|
11
| 重大事故的调查分析及处理材料
| 与设备共存
|
12
| 技术改造、开发过程中形成的技术文件材料
| 与设备共存
|
以上类目中没有包括到的有关文件、文字材料，经鉴定对公司和公司当前和长远具有查考、利用价值、参考价值和凭证作用的，也应归入档案保存。
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2020年5月20日
